SEKRETARIAT I RECEPCJA W ORGANIZACJI. Trening dla osób obsługujących sekretariat i recepcję.

Termin

Kategoria:

Sekretariat jest istotną częścią elementem w działalności każdej organizacji. W sekretariacie czy recepcji dobywa się najczęściej pierwszy kontakt z Klientem: kontakt telefoniczny, wizyta bezpośrednia. Budowanie właściwego wizerunku działań organizacji rozpoczyna się w sekretariacie, który jest ambasadorem firmy.

Celem szkolenia jest przekazanie najważniejszych zasad funkcjonowania sekretariatu i recepcji, a w szczególności: pierwszego kontaktu z Klientem (telefon, e-mail, wizyta osobista), obsługa gości organizacji oraz radzenia sobie w trudnych sytuacjach. Uczestniczki i uczestnicy po szkoleniu:

  • będą znali zasady obsługi telefonicznej sekretariatu,
  • przećwiczą różne sytuacje związane z obsługą Klientów i gości w organizacji,
  • poznają zasady skutecznej komunikacji z kierownikami i innymi pracownikami,
  • zapoznają się z zasadami savoir–vivre w pracy sekretariatu,
  • praktycznie przećwiczą różne sytuacje komunikacyjne

 

PROGRAM SZKOLENIA

 Budowanie wizerunku osobistego i organizacji

  • budowanie pierwszego wrażenia oraz zasady wywierania wrażenia
  • budowanie pozytywnego wizerunku własnego oraz firmy
  • zasady oddziaływania postawą, gestykulacją, mimiką, znaczenie ubioru

 Etykieta na usługach sekretariatu i recepcji

  • zachowanie się w różnych okolicznościach (zaproszenia, życzenia, upominki, kondolencje)
  • reguły przyjmowania interesantów oraz gości
  • powitanie, przedstawienie, tytułowanie
  • zasady przyjmowania ważnych gości w firmie
  • obsługa wizyt i delegacji (poczęstunki w organizacji i spotkania poza organizacją)
  • wybór lokalu, dobór menu, napoje, kwiaty, prezenty

 Komunikacja interpersonalna oraz kontakt z klientem

  • efektywne przekazywanie informacji
  • zasady komunikacji interpersonalnej:
  • prowadzenie rozmowy
  • aktywne słuchanie
  • zadawanie pytań
  • dekalog reklamacyjny
  • radzenie sobie ze stresem wywołanym skargami i agresją klienta
  • podejmowanie inicjatywy w kontakcie z klientem
  • chronienie czasu pracy szefa, czyli jak dyplomatycznie „odprawić’’ interesanta
  • elementy asertywności w kontakcie z klientami
  • asertywność w stosunku do szefów, innych pracowników i klientów firmy

 Wykorzystanie telefonu w pracy sekretariatu

  • efektywne prowadzenie rozmów telefonicznych
  • sposób zgłaszania się przy odbieraniu telefonu
  • strategia i technika prowadzenia rozmowy
  • walory głosu do wykorzystania (intonacja, ton, siła i modulowanie)

 Planowanie i realizacja zadań w pracy sekretariatu

  • zarządzanie czasem pracy sekretariatu
  • sporządzanie ramowego planu dnia pracy swojego oraz przełożonych
  • wybór priorytetów zadań – sprawy ważne i pilne
  • rozpoznanie i eliminacja „pożeraczy” czasu
  • obieg oraz efektywne zarządzanie informacją
  • zasady udzielania informacji
  • dyskrecja w udzielaniu informacji

 Podstawowe relacje pracy

  • z kim współpracuje i komu podlega
  • kto jest moim klientem – o kliencie wewnętrznym
  • najlepsze i najtrudniejsze relacje – co i jak robić inaczej
  • na co mam wpływ a na co nie mam wpływu i jak się wtedy zachować?

 

 Ekspert – Wojciech Szymczak

W.Szymczak.oficjalneW latach 1990 – 1993 zdobył doświadczenie w Biurze Prasowym Rządu. Następnie (1992 – 1998) działalność menedżerska: sprzedaż bezpośrednia, dyrektor grup sprzedażowych, organizacja i zarządzanie regionem sprzedaży. Od 16 lat konsultant i trener zarządzania. Prowadzi zajęcia dla firm biznesowych, agencji rządowych, urzędów administracji centralnej, organizacji pozarządowych oraz dla organizacji polonijnych z Danii, Francji, Kanady, Litwy, Niemiec i USA. Doradca i asesor w programie certyfikacji trenerów EDEXEL

Członek Stowarzyszenia Konsultantów i Trenerów Zarządzania MATRIK, oraz International Coaching Community. Absolwent między innymi Incident Counterterrorism Training – Group Management Seminar organizowany przez rząd Stanów Zjednoczonych i rząd RP

Jako politolog (absolwent Instytutu Nauk Politycznych Wydziału Dziennikarstwa i Nauk Politycznych UW) ma spojrzenie na organizację jako strukturę społeczną, która umiejscowiona jest w szerszym kontekście.

Specjalizuje się w zarządzaniu zmianą i przeprowadzaniu ludzi przez zmiany w organizacji, budowaniu poczucia własnej wartości, rozwoju kompetencji  menedżerskich. Specjalnym „konikiem” jest savior-vivre w biznesie z uwzględnieniem różnic kulturowych.

Koszt: 800 zł + VAT

  •  Płatność za szkolenie odbywa się na zasadach przedpłaty.
  • Rozliczenie w formie przekazania darowizny na Fundację. Fundacja przeznaczy darowiznę ze szkoleń na cele statutowe: na prowadzenie Rodzinnej Klubokawiarni Praskiej – która swoją pomocą obejmuje dzieci, młodzież oraz dorosłych.
  • Jeżeli niezbędna jest faktura VAT prosimy o zaznaczenie tej informacji na formularzu zgłoszenia.
  • Warsztaty będą prowadzone w języku polskim.
  • Opłata za udział w warsztatach obejmuje: uczestnictwo, materiały szkoleniowe, poczęstunek w trakcie warsztatów typu: lunch, kawa, herbata, woda.
  • Opłata nie obejmuje rezerwacji noclegu.
  • Nadesłanie zgłoszenia jest jednocześnie zobowiązaniem do zapłaty. Podane powyżej terminy oznaczają daty wpłat należności.
  • Przesłanie wypełnionego formularza zgłoszeniowego stanowi zawarcie umowy pomiędzy Best Practice Sp. z o.o. (Grupą Fundamenti) a Zgłaszającym.
  • Potwierdzenie rejestracji zgłaszanego uczestnika zostanie przesłane wraz z fakturą proforma na podany adres e-mail w ciągu 2 dni roboczych od daty otrzymania formularza zgłoszeniowego.
  • Prosimy o dokonanie wpłaty w terminie 7 dni od wysłania zgłoszenia, ale nie później niż przed rozpoczęciem szkolenia na konto: Best Practice Sp. z o.o., ul. Dalanowska 48 lok.61, 03-566 Warszawa; NIP 1132851103; na podstawie faktury proforma.
  • W ciągu 7 dni od daty otrzymania wpłaty na konto zostanie wystawiona faktura VAT i przesłana pocztą na podany adres.
  • Osoby odwołujące uczestnictwo na 14 dni przed warsztatami, otrzymają zwrot uiszczonej opłaty. Wycofującym się na 13 – 7 dni przed warsztatami zwracamy 50% opłaty. Na 6 dni przed warsztatami i później nie przyjmujemy odwołań uczestnictwa w spotkaniu.
  • Zamiast zgłoszonej osoby w wydarzeniu może wziąć udział inny pracownik firmy. O tym fakcie należy poinformować Best Practice Sp. z o.o. (Grupą Fundamenti) najpóźniej na dwa dni robocze przed warsztatami. Umożliwi to wydrukowanie odpowiedniego identyfikatora oraz dyplomu uczestnictwa.
  • Osoby, które nie odwołają swojej rejestracji, a nie wezmą udziału w warsztatach, zostaną obciążone pełnymi kosztami uczestnictwa.
  • Rezygnacji z warsztatów należy dokonać w formie pisemnej (mailowej). Brak wpłaty nie jest jednoznaczny z rezygnacją z udziału.
  • Nie odwołanie zgłoszenia i nie wzięcie udziału w warsztatach nie jest jednoznaczne z rezygnacją z uczestnictwa i spowoduje obciążenie pełnymi kosztami uczestnictwa.
  • Od nieterminowej zapłaty Best Practice Sp. z o.o. (Grupą Fundamenti) przysługują odsetki ustawowe.
  •  Best Practice Sp. z o.o. (Grupa Fundamenti) zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie warsztatów oraz, w szczególnych wypadkach, zmiany terminu.

Miejsce: Rodzinna Klubokawiarnia Praska, ul. Dąbrowszczaków 8, Warszawa

Godziny szkolenia: 9.00 -16.00 (każdego dnia)

 

Terminy